Chargé du TER : Veronique Ventos

Objectif : analyse, conception et programmation d’un système de location de salles.

La location d’une salle s’effectue par l’envoi d’un courrier auprès du service de location de salles. Chaque demande entraîne la constitution d’une fiche de location stipulant l’accord pour la location avec le détail du montant de la location et le règlement à accepter et aussi un formulaire d’assurance à retourner dûment signé par le pétitionnaire. Le système suite à cette demande doit vérifier le planning de la salle concernée afin de voir si celle-ci est disponible. Lorsque la location de salle est accordée le service de location de salles doit informer les agents municipaux du service technique rattachés à ce service pour qu’ils puissent installer la salle ou la débarrasser. Par ailleurs ces agents doivent opérer à un état des lieux en présence du pétitionnaire ; cet état des lieux retourne au service de location de salles. En cas de dégradation, le service émettra une demande de remboursement du matériel abîmé au prix coûtant.

Le pétitionnaire pour disposer de la salle doit venir chercher les clefs dans ce service, exception faite pour les salles ou le gardien est sur place. A cette occasion, le pétitionnaire doit remplir un formulaire d’emprunt des clefs et lors de la restitution un de retour des clefs.

En cas de non retour des clefs le service se charge d’envoyer une relance au client.

En ce qui concerne les locaux de moindre envergure, leur planning est assez rigide dans la mesure où il s’agit essentiellement de permanences ou de locaux occupés en permanence par les associations. En cas de demande pour ces salles, on consulte leur planning et selon la disponibilité on la loue mais à titre gratuit, les particuliers ne peuvent pas louer cette catégorie de salle, la priorité est donnée aux permanences.

Au sein de la mairie, il y a uniquement quatre salles payantes avec certaines particularités. Ces salles payantes ne le sont pas toujours, dans la mesure où il existe un certain nombre de critères dont il faut tenir compte pour savoir si la salle sera payante ou non. Ainsi, lorsque le pétitionnaire est une association à caractère non politique, il peut obtenir le gratuité de la salle à condition que la manifestation soir sans recette de toute nature. De même, la gratuité peut être obtenue pour des manifestations organisées par les syndicats ouvriers, des partis politiques, anciens combattants, invalides du travail, donneurs de sang, ou bien organisés par le comité d’action culturelle et touristique ou son parrainage, ou enfin organisés par le COS (Comité d’œuvres Sociales) de la mairie et le COS des services publics locaux.

De toute ces modalités en découlera un classement de tarification par catégorie. En outre, il faut signaler aussi l’existence de tarifs préférentiels qui sont accordés aux agents municipaux, qui sont de l’ordre de 50% de ristourne. De même, il faut signaler l’existence de remise exceptionnelle sous décision de Monsieur le Maire.

Le service de location effectue en fin de mois une récapitulation des recettes qu’il envoie au service comptabilité qui établit un titre de recettes qu’il envoie au service comptabilité. Par ailleurs, il faut savoir qu’il est possible de disposer de matériel, or tout type de matériel ne peut pas être loué par tous le monde. Ces différents modalités vont apparaître dans les règles de gestion qui seront fournies plus tard. Si des dégradations se produisent sur du matériel loué, un devis est demandé au service technique pour émettre une facture de dégradation à envoyer au service comptabilité.

Cette étude a pour but de proposer une structuration des données du système d’information afin d’aboutir à une informatisation du service de location de salle. Cette informatisation devra aboutir à :

• amélioration des conditions de travail des agents
• efficacité plus grande du travail effectué
• la possibilité d’obtenir des informations cohérentes.